venerdì 20 giugno 2014

10 errori imperdonabili che puoi fare nella gestione del tuo tempo

Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo? Per la maggior parte delle persone, la risposta non è sempre positiva.
Forse ti senti sovraccaricato e spesso devi lavorare fino a tardi per rispettare le scadenze. O forse i tuoi giorni sembrano passare da una crisi all'altra, e questo è stressante e demoralizzante.


Molti di noi sanno che potremmo gestire meglio il nostro tempo, in un modo più efficace, ma può essere difficile identificare gli errori che si stanno facendo e sapere come sia possibile migliorare.

Quando usiamo bene il nostro tempo, però siamo eccezionalmente produttivi sul lavoro e meno stressati. Forse è un'evento eccezionale e raro ma quando succede dobbiamo capire bene il perché.

In questo breve articolo voglio elencare  i 10 errori più comuni nella gestione del tempo e qualche suggerimento peer superarli ed essere più felici!

ERRORE 1 : NON RIUSCIRE A TENERE UNA TO-DO LIST

Ti capita mai di avere quella sensazione bastarda di esserti dimenticato di fare una cosa importante? Se ti capita ogni tanto, probabilmente non usi una TO-DO LIST per mantenere il controllo della situazione, o se lo fai non riesci ad utilizzarla in modo efficace!

Il trucco per utilizzare gli ELENCHI ATTIVITA' è prima di tutto essere specifici nell'attività da compiere  affiancandola ad una numerazione per le priorità (ad esempio da 1 a 3) e una data di scadenza. Per esempio, si può aver scritto "Valutazione proposta commerciale" con una data e una priorità. Ma cosa comporta questo? La mancanza di specificità potrebbe portarti alla procrastinazione o a perdere i passaggi chiave che devi eseguire. 

Quindi assicurati di suddividere questo progetto in parti più piccole  "FASI"  e poi per ogni fase dettagliare le piccole azioni. necessarie. Procedere a piccoli passi comporta raggiungere piccoli risultati in modo costante riducendo lo stress e facilitandoti i compiti. E alla fine della giornata, anche se non avrai completato il progetto sarai consapevole che stai andando avanti ottenendo dei risultati.

Forse ti chiederai che per fare questo dovrai dedicarci del tempo che potresti utilizzare per fare altre cose... io ti dico: se devi tagliare una sequoia  nel bosco, prima affila bene la lama.... ti stancherai meno mentre abbatti l' albero ed il tempo impiegato sarà lo stesso.

ERRORE 2 : NON DEFINIRE GLI OBIETTIVI PERSONALI

Sai dove vorresti essere o arrivare fra 6 mesi? E il prossimo anno? Fra 10 anni? Se non hai le idee chiare su questo, forse è il momento di fissare almeno i tuoi obiettivi personali più importanti!

Definire i tuoi obiettivi personali è essenziale, se vuoi gestire bene il tuo tempo. Perché un obiettivo ti dà una destinazione, una visione e una scadenza. Quando si sà dove si vuole andare è possibile gestire le priorità, il tempo e le risorse per arrivarci. L'obiettivo chiaro ti aiuta anche a decidere cosa ne vale la pena di fare e cosa è meglio lasciar perdere per non sprecare il tuo tempo.

Le caratteristiche del tuo obiettivo devono essere SMARTER, ma di questo ne parleremo un'altra volta più dettagliatamente....

ERRORE 3 : NON DARE ORDINE ALLE TUE PRIORITA'

Un tuo collaboratore è in crisi per una determinata mansione che deve eseguire, non sà come fare ed ha bisogno di te.... ma tu si in mezzo  ad una discussione importante con un tuo Cliente e rischi di essere interrotto e di perdere il filo del discorso e la concentrazione nella discussione... Ti è mai capitato una cosa analoga?

A volte, è difficile sapere come dare una priorità, sopratutto quando si è di fronte ad una marea di compiti apparentemente urgenti. Tuttavia, è essenziale imparare a dare una priorità ai compiti in modo efficace se si desidera gestire al meglio il proprio tempo.

Il punto fondamentale è che bisogna saper distinguere l' URGENTE dall' IMPORTANTE. La domanda fondamentale che bisogna rivolgersi è:  cosa succede se non lo faccio o se non porto a termine ora? Quali potrebbero essere le conseguenze? 

ERRORE 4 : NON RIUSCIRE A GESTIRE LE DISTRAZIONI 


Lo sai che alcuni di noi può perdere fino a due ore al giorno per le distrazioni? Pensiamo a quanto si potrebbe ottenere in quelle due ore.

Sia che provengano da e-mail, chat, colleghi in crisi, o telefonate non produttive, le distrazioni ci impediscono di realizzare il FLUSSO che è il lavoro soddisfacente e apparentemente senza sforzo che facciamo quando siamo al 100% impegnati in un compito.

Se si vuole ottenere il controllo della nostra giornata e rispettare gli impegni che ci siamo dati, è fondamentale sapere come ridurre al minimo le distrazioni e le interruzioni in modo efficace. Per esempio, smettiamo di guardare le e-mail ogni mezzora, (2 volte al giorno sono più che sufficienti) e chiudiamo la chat di facebook quando è il momento di rimanere concentrati. Bisogna essere consapevoli che queste attività sono ladre di tempo e ci distraggono troppo spesso. 

ERRORE 5 : LA PROCRASTINAZIONE

La procrastinazione si verifica quando si rimandano le attività importanti che dovremmo fare e sulle quali dovremmo avere il focus in quel momento.

Quando succede ci si sente in colpa di non averle iniziate o di non averle portate a termine. Una sensazione sgradevole vero? Essere consapevoli che dobbiamo fare qualcosa e ci rendiamo conto che continuiamo a rimandarla perché è noiosa, non ci piace o è troppo impegnativa... Ogni tanto ci può stare, ma può diventare un problema serio nella nostra vita.

Se lo è, allora bisogna imparare delle strategie per battere la procrastinazione.
Per esempio: una strategia utile è quella di dire a te stesso che devi iniziare quel lavoro  ma che lo farai solo per 10 minuti. Spesso i "procrastinarors" sentono di dover completare un'attività dall'inizio alla fine e questa aspettativa li fà sentire sopraffatti e ansiosi. Invece, bisogna concentrarsi sul dedicarci solo un tempo prestabilito. personalmente metto un timer sul cellulare a 25 minuti sapendo quindi che quando suonerà la campanella, è giunta l'ora dell'intervallo. 

Si potrebbe anche trovare utile utilizzare un PIANO D'AZIONE . Questo aiuta a spezzettare i grandi progetti in piccole azioni per affrontarle separatamente in tempi diversi senza perdere di vista l'obiettivo finale: portare a termine il lavoro. Questo modo può aiutarti ad evitare di sentirti sopraffatto quando inizi un nuovo progetto impegnativo.

ERRORE 6 : NON SAPER DIRE DI NO

Sei una persona che ha difficoltà a dire di "no" alla gente? Se è così, probabilmente hai troppi progetti in ritardo e troppe cose che non sei riuscito a portare a termine a fine giornata. L'indomani avresti recuperare gli arretrati oltre che a fare tutte quelle cose che ti sei già prefissato. Questo alla lunga ti può portare a scarse prestazioni, stress e ti farà scendere il morale fin sotto i piedi.

Un altro problema che può nascere è quello di essere un "accentratore", un "micromanager": qualcuno che insiste sul controllo o fare tutto il lavoro da solo, perchè non può fidarsi di nessuno o nessuno lo sa fare bene come lui.

In entrambi i casi, si usa male il proprio tempo. Per raggiungere i propri obiettivi prefissati per la giornata bisogna quindi saper DELEGARE  e saper DIRE DI NO. Per saper dire di no  bisogna imparare l'arte sottile di dire SI alla persona, ma NO al compito. Questa abilità consente di affermare se stessi, pur mantenendo buone relazioni con gli altri.  

ERRORE 7 : ESSERE SEMPRE IMPEGNATI

Alcune persona hanno bisogno di sentirsi sempre impegnati a fare cose: scrivono e-mail senza fine, hanno decine e decine di articoli da leggere perché bisogna tenersi informati, fanno riunioni senza fine, spesso inconcludenti, hanno sulla scrivania  decine di documenti che necessitano di attenzione ... quanta adrenalina, ma alla fine della giornata hanno raggiunto gli obiettivi che si erano pianificati?

Invece, prova a rallentare, cerca di fare solo le cose importanti, pianificale prima ed in anticipo e non permettere loro che divengano anche urgenti.

ERRORE 8 : ESSERE MULTITASKING

Per smaltire il suo carico di lavoro, Maria scrive e-mail, mentre chiacchiera al telefono con i suoi clienti. Tuttavia, mentre Maria pensa di utilizzare al meglio il  proprio tempo.

La verità è che si perde dal 20 al 40% di tempo per portare a termine una lista di compiti quando si è in multitasking, rispetto al completamento della stessa lista  se la eseguiamo per singole attività in sequenza.

Quindi, la cosa migliore è dimenticare di poter essere MULTITASKING, e concentrandosi su un compito alla volta. 
In questo modo si potrà produrre di più ed in modo più efficace.

ERRORE 9 : NON PRENDERSI DELLE PAUSE


E' bello pensare chi si può lavorare 8-10 ore di fila, sopra tutto quando si è sotto scadenza. 

Ma è impossibile per chiunque concentrarsi e produrre un lavoro di alta qualità senza dare alcuna possibilità al nostro cervello di riposarsi e ricaricarsi.


Quindi non consideriamo le "pause" come una perdita di tempo. Esse ti permettono di pensare in modo più creativo e di lavorare in modo più efficace.



Se ti è difficile smettere di lavorare, pianifica le pause, o imposta un allarme come promemoria. Smetti di fare quello che stai facendo, fai una breve passeggiata, prenditi un caffè, o semplicemente  prenditi una pausa di meditazione alla scrivania.



Prova a prenderti 10 minuti di pausa ogni ora! Poi lavorerai meglio e sarai meno stressato.  Prenditi anche il tempo per la pausa pranzo, non si può lavorare bene se hai fame!



ERRORE 10 : L' INEFFICACE PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA'


Sei una persona mattutina? Oppure hai a disposizione più energia una volta che il sole comincia a calare?

Tutti noi abbiamo i nostri "bioritmi", cioè momenti della giornata in cui ci sentiamo più produttivi ed energetici ed altri momenti in cui ci sentiamo meno energetici.


Osservando i tuoi bioritmi, potrai fare un uso migliore del tuo tempo, programmandoti il lavoro più impegnativo in quei momenti della giornata in cui "rendi" e destinando del tempo come per le e-mail o le telefonate per quei momenti che sei meno performante.



Punti chiave


Uno dei modi più efficaci per migliorare la vostra produttività è quello di riconoscere e correggere gli errori di gestione del tempo.


Già se riuscirai a correggerne alcuni, farai già una grande differenza migliorando le tue performance e potrai anche essere più rilassato lavorando con minor stress!