mercoledì 25 giugno 2014

Come individuare le tue priorità


Ma la "TO-DO LIST

che cosa è?


Ti capita  spesso di sentirti sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare, o ti trovi sempre in ritardo con le  scadenze che ti sei prefissato?  
Qualche volta ti sei dimenticato di fare qualcosa di importante?
Tutti questi sono i sintomi di non aver  tenuto una vera e propria "To-Do List". 

La TO-DO LIST

La To-Do Lista elenca tutte le attività che devi compriere in  liste classificate per importanza e scadenza.

Utilizzando  una To-Do List, puoi fare in modo che le cose che devi portare a termine siano elencate  in un unico posto in modo in modo da non dimenticare nulla di importante. 

Gli  elenchi di  attività  sono essenziali se sei sovraccaricato  di lavoro.  Quando si  usano in modo efficace, sarai molto meglio organizzato, e sarai  molto più affidabile. Inoltre sarai meno stressato ed avrai la certezza  di non aver dimenticato nulla di importante. 

Inoltre , se utilizzi il concetto di priorità  in modo intelligente, potrai concentrare tempo ed energie solo  per quelle attività ad alto valore aggiunto, il che significa diventare  molto più produttivo, e più prezioso se lavori in un  team.

Usare le  To-Do List sembra abbastanza semplice. Ma potresti rimanere molto sorpreso nello scoprire che tante  persone non riescono ad usarle  in modo efficace.

Preparazione di una  To-Do List

Per iniziare da utilizzare la tua  To-Do List, attieni alle seguenti procedure:

Fase 1:
Annota tutte le attività che hai bisogno di  completare. Se attività sono complesse, dividile in sotto-azioni , Elencale in ordine dal più importante a quello meno importante.  (Idealmente, ogni attività non dovrebbe richiedere più di 1-2 ore per essere completata.)

Nota: Si possono  utilizzare  anche più To-Do List  per facilitarne la compilazione  (personale, studio, lavoro, progetti.  Prova diversi approcci e utilizza il migliore per la tua situazione.

Fase 2:
Verifica ad una ad una le tue attività ed  assegnale un ordine di priorità: 
Ad esempio:  valore 1 (molto importante, o molto urgente),  valore 3 (poco importante, o per niente urgente). 
Se troppe attività hanno una priorità alta, scorri nuovamente l'elenco ed abbassa la priorità a quelle attività che pur essendo importanti sono  meno importanti di altre ed  assegnale un valore 2. Una volta che hai  fatto questo, riscrivi la lista in ordine di priorità.

Lavorare con gli elenchi di attività

Per utilizzare il To-Do List, è sufficiente svolgere il tuo lavoro nell’ordine che hai predisposto ,

Svolgi per prima cosa le attività prioritarie (valore1)  poi quelle accessorie (valore 2)  ed infine quelle meno importanti (valore 3) . Quando completi una azione  spuntala  o tiraci una riga sopra (non cancellarla).

È possibile utilizzare elenchi di attività in modi diversi ed in situazioni diverse. 

Per esempio, se sei un rappresentante,  un buon modo per motivare se stessi è quello di mantenere il vostro To-Do List relativamente breve, e lo scopo sarà quello di completare tutti i giorni la lista dei clienti che ti sei prefissato di contattare.
Se sei in un ruolo operativo, o se i compiti sono di grandi dimensioni o dipendi da troppe altre persone , allora può essere necessario che ti  concentri su un elenco di  attività più a lungo termine (per mantenere il focus nella giusta direzione) ,  e poi  giorno per giorno cancellerai le sotto-attività che hai portato a termine.

Molte persone trovano utile dedicare diciamo, 10 minuti alla fine della giornata per  'organizzare le loro  attività per il giorno successivo e 1 ora o forse meno settimanalmente per fare un planning e revisionare le priorità.

Suggerimento: Una volta che sei a tuo agio con la to-do list,  puoi iniziare a distinguere l’ urgenza dall’ importanza. Per ulteriori informazioni, leggi l'articolo su: E' urgente, ma è davvero importante?

Utilizzare un software

Sebbene l'utilizzo di una lista di carta è un modo semplice per iniziare,  i software essere più efficienti anche se un po’ più complessi. Questi ti possono ricordare eventi o attività in determinati momenti della giornata e segnalarti le attività in ritardo. 

Molti software  possono anche essere sincronizzati con il telefonino o con l’ e-mail, e possono anche essere condivisi con altri membri del team, se si sta collaborando a un progetto.

Ci sono molti programmi software per la gestione di tempo a disposizione. Ad un livello semplice, è possibile utilizzare MSWord o MSExcel per gestire le to-do list. 
Alcune versioni di Microsoft Outlook, e altri servizi di posta elettronica come Gmail , hanno elenchi di attività come caratteristica standard.  Remember the Milk è un altro popolare strumento online per la gestione delle attività che si sincronizza con  smartphone, PDA  o e-mail. Ultimamente, per la gestione del mio team, utilizzo TODOIST, in quanto si sincronizza con tutte le piattaforme, è di facile ed immediata gestione ed è sincronizzabile con più utenti.

Uno dei maggiori vantaggi dell’ utilizzo di un software è quello di poter  per gestire e sincronizzare  il To-Do List con altri applicativi. 

Ad esempio,quando sei fuori ufficio e ti viene in mente un’attività che devi svolgere puoi utilizzare immediatamente uno smartphone sincronizzato con la tua agenda o un altro applicativo che hai in ufficio, questo eviterà che te lo dimentichi quando rientri dal lavoro.

Suggerimento: Tutti noi pensiamo, progettiamo e lavoriamo in modo diverso. Un programma che funziona bene per un collega non necessariamente  potrebbe essere funzionale  per te semplicemente perché ognuno di noi ragiona, impara e pensa a modo suo. Per questo motivo è utile che tu ti cerchi e provare diversi modi per gestire le To-Do List prima di decidere su quale sistema adottare..

Ad esempio, immagina il  capo di un Team  che sta lavorando su un grande e  complesso progetto. Ci sono tante attività da svolgere  e tante persone da gestire.
In questa situazione è  possibile utilizzare una To-Do List  per rimanere organizzato. Gestendo l'elenco di ogni membro  del team, delegando attività  coordinate, assegnando compiti e scadenze ad ogni persona coinvolta nel   progetto.

Con la sincronizzazione dei To-Do List  è possibile anche controllare l’intero Team  per verificare  chi sta lavorando e su cosa.  È inoltre possibile includere altre attività che si rivelano necessarie al  completamento del tuo lavoro.

Oppure, immagina  di essere in un responsabile di vendita e di avere una lunga lista di persone che hai bisogno di contattare. Scrivi questa  lista in ordine di priorità (clienti fornitori, magazzino, punti vendita ecc..) e comincia da quella più importante. 

Suggerimento: Se possibile raggruppa le attività separatamente per ogni contesto (tutte le e-mail, tutte le telefonate, tutte le cose che devi fare fuori dall’ufficio, tutto quello che devi fare con il PC) e diventerai ancora più produttivo.